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Ideenmanagement | Ungehobene Schätze

Blog-Eintrag   •  Jan 11, 2015 11:32 CET

Mit integriertem Ideenmanagement zu mehr Wettbewerbsfähigkeit

Innovation ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor für jedes Unternehmen:

Globalisierte Märkte, immer anspruchsvollere Kunden und steigender Kosten- und Effizienzdruck verlangen nach neuen Ideen etwa für bessere Produkte oder für Prozessoptimierungen. Ein Werkzeug, um Innovation gezielt zu fördern, ist das Ideenmanagement: der Prozess der systematischen Generierung, Verarbeitung und Umsetzung von Ideen für Verbesserungen und Neuerungen. Vor allem große Unternehmen setzen seit vielen Jahren auf solche Methoden.

Beispiel Volkswagen

Schon 1949 wurde hier als Bestandteil der Qualitätssicherung das „ Betriebliche Vorschlagswesen“ eingeführt. Im ersten Halbjahr 2014 brachten die Beschäftigten in Deutschland fast 35.000 neue Ideen ein, mit denen Volkswagen mehr als 56 Millionen Euro einspart. Ideenmanager in den Fachbereichen kümmern sich um die zügige Beurteilung der eingereichten Vorschläge. Im Frühjahr ging die zweimillionste Verbesserungsidee ein – insgesamt hat das Unternehmen in 65 Jahren durch Mitarbeitervorschläge nach eigenen Angaben Einsparungen von mehr als drei Milliarden Euro erzielt.

Der Schatz in den Köpfen

Ideenmanagement in Unternehmen Immer mehr Firmen erkennen, dass in den Köpfen ihrer Mitarbeiter ein Schatz schlummert, den es nur zu heben gilt. Im Mittelstand setzen bereits ca. 70 Prozent der Unternehmen eine Form des Ideenmanagements ein, bei kleinen Unternehmen noch 20 Prozent, schätzt Christiane Kersting, Geschäftsführerin im Deutschen Institut für Ideen- und Innovationsmanagement, in einem Interview mit Computerwoche.de. Schon durchschnittlich jeder dritte Mitarbeiter bringt sich mit eigenen Ideen ein, so der „dib-Report 2013 Benchmarking im Ideenmanagement" des Deutschen Instituts für Betriebswirtschaft (dib). Jahresverlauf eingereichte Ideen

Auch die Anzahl der Vorschläge wächst: Während 1989 durchschnittlich rund 17 Vorschläge pro 100 Mitarbeiter eingebracht wurden, berichtete das dib für 2006 eine Quote von 64, für 2011 von 81 und 2012 bereits von 164 Vorschlägen. Deutsche Unternehmen erzielen mit Ideenmanagement bei vergleichsweise geringen Kosten Einsparungen in Milliardenhöhe; ein Verbesserungsvorschlag bringt im Schnitt 640 Euro ein. Einsparungen sind aber nicht der einzige und für viele Unternehmen auch nicht der wichtigste Effekt des Ideenmanagements.

Zum quantifizierbaren Nutzen kommen noch „weiche" Faktoren wie eine höhere Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber, eine höhere Motivation der Beschäftigten sowie die Verbesserung von Betriebsklima und Unternehmenskultur.

Noch großes Optimierungspotenzial

Trotzdem warnen Experten wie Christiane Kersting, dass deutsche Unternehmen das Ideenpotenzial ihrer Mitarbeiter nicht genug ausschöpften und damit den Ausfall von Milliarden Euro in Kauf nähmen. Ideenmanagement sei zwar verbreitet, aber nicht systematisch installiert. Auch eine aktuelle Studie der Universität Marburg und der IHK Innovationsberatung Hessen sieht noch großes Optimierungspotenzial. Die Autoren fanden bei den 193 befragten Unternehmen nicht nur große Unterschiede bei der Beteiligungsquote und den eingesetzten Methoden und Prozessen des Ideenmanagements.

Sie kritisieren

  • „mangelnde formale Verankerung im Managementsystem"
  • fehlende differenzierte Erfolgskontrolle
  • „eklatante Schnittstellendefizite"
    (zwischen Ideenmanagement und anderen Managementsystemen, insbesondere Innovations-, Qualitäts- und Wissensmanagement)
  • das „passive Verständnis" des Ideenmanagements als ein bloßes Einsammeln von Mitarbeiterideen bei den meisten Unternehmen ohne aktive Förderung von Kreativität und Innovation

Was können Unternehmen also besser machen, um den Schatz in den Köpfen ihrer Mitarbeiter effektiv zu heben?

Transparenz statt Bürokratie

Geschichte

Ideenmanagement ist ein relativ moderner Begriff, aber kein neues Konzept. In seiner Ausprägung als Betriebliches Vorschlagswesen (BVW) wurde es erstmals bereits 1872 von Alfred Krupp eingeführt: „Anregungen und Vorschläge zu Verbesserungen“ seien „aus allen Kreisen der Mitarbeiter dankbar entgegen zu nehmen und durch Vermittelung des nächsten Vorgesetzten an die Procura zu befördern, damit diese ihre Prüfung veranlasse“ (General-Regulativ für die Firma Fried. Krupp). Noch vor dem Ersten Weltkrieg führten Firmen wie AEG, Bayer, Borsig, Carl Zeiss oder Siemens-Schuckert ein BVW ein. Die Nationalsozialisten forcierten das Vorschlagswesen – 1943 hatten bereits 35.000 Firmen ein entsprechendes System etabliert. Die wesentlichen Elemente dieser frühen BVW-Modelle werden bis heute mit Erfolg eingesetzt: standardisierte Vorschlagseinreichung, ein Gremium zur Prüfung der Vorschläge und die Prämierung umgesetzter Ideen.

Wie sich immer wieder zeigt, besteht stets die Gefahr einer Bürokratisierung. Das gilt vor allem dann, wenn der Erfolg des Ideenmanagements einseitig nur an der Anzahl eingereichter bzw. umgesetzter Ideen gemessen wird. Die gesammelten Ideen werden dann unter Umständen immer mehr zum Selbstzweck. Die Anzahl der Vorschläge steigt kontinuierlich, ihre Qualität aber sinkt, weil auch Banales und Selbstverständliches als Idee eingereicht wird. Die Zuständigen für Sammlung und Prüfung der Vorschläge wiederum sind zunehmend überlastet, Erfassungs- und Prüfungsprozesse werden langsam und schwerfällig, die Bearbeitungszeiten steigen, die Motivation der Mitarbeiter aber sinkt.
Gleichzeitig werden die Vorschläge womöglich zu unkritisch bewertet, weil eine Ablehnung die Erfolgsquote drückt. So sind in Deutschland nur etwa sechs Prozent aller umgesetzten Produktinnovationsideen kommerziell erfolgreich , erfüllen also zumindest in Teilen die in sie gesetzten Erwartungen, wie eine Studie des Instituts für angewandte Innovationsforschung an der Ruhr-Universität Bochum ergab. Es ist also wichtig, einen möglichst mitarbeiternahen, transparenten und schnellen Ideensammlungs- und Beurteilungsprozess zu etablieren, der eine objektive, realistische Würdigung des potenziellen Nutzens und der Erfolgsaussichten eingereichter Vorschläge ermöglicht.

Vom BVW zum integrierten Ideenmanagement

Um das Innovationspotenzial der Mitarbeiter voll auszuschöpfen, reicht es nicht, nur passiv Ideen einzusammeln. Kreativität und Innovationskraft der Mitarbeiter sollten auch zielgerichtet aktiviert und geführt werden. Seit den 80er Jahren hielten in deutschen Unternehmen zunehmend Ideen des japanischen Kaizen Einzug, die heute als „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) ein Grundprinzip des Qualitätsmanagements bilden. In sogenannten Qualitätszirkeln (später KVP-Teams) wurde in kleinen, gezielt zusammengestellten und moderierten Mitarbeitergruppen systematisch nach Verbesserungen und Problemlösungen gesucht. Modernes Ideenmanagement umfasst heute sowohl das Betriebliche Vorschlagswesen (mit spontaner Ideenfindung) als auch den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (mit gesteuerter Ideenfindung) und integriert sie im Idealfall als einander ergänzende Instrumente.

Die Unternehmenskultur ist entscheidend

Darüber hinaus aber muss vor allem ein kreativitätsförderndes, angstfreies Umfeld geschaffen werden, eine Unternehmenskultur, welche generell den Teamgeist und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter fördert und sie auch intrinsisch - nicht nur über Prämien und Boni - motiviert, sich für den Unternehmenserfolg zu engagieren.

Google, ein führender Konzern mit Milliardenumsätzen und eines der innovativsten Unternehmen der Welt, will sich daher nach eigener Aussage eine offene Kultur erhalten, wie sie typisch für die besonders kreativen Start-ups ist. Von der Architektur und Büroeinrichtung bis hin zur Organisationsstruktur ist alles darauf ausgerichtet, dass sich jeder aktiv einbringen und seine Ideen und Meinungen mit den anderen teilen kann. Zudem darf jeder Mitarbeiter 20 Prozent seiner Arbeitszeit darauf verwenden, eigene Ideen zu verfolgen. Bei Microsoft arbeitet die Geschäftsleitung wie alle Mitarbeiter in einem offenen Großraumbüro; generell herrscht eine Open-Door-Policy, aber auch eine ausgeprägte Anerkennungskultur.

Starre Hierarchien, Distanz zwischen Management und Mitarbeitern und vor allem die Angst vor Risiken und Fehlern sind dagegen nahezu unüberwindliche Hindernisse für neue Ideen.

Kreativität gezielt fördern

Gerade einmal ca. ein Drittel der Unternehmen, die sich mit Ideenmanagement beschäftigen, nutzt dabei einfache Maßnahmen zur aktiven Förderung von Ideen wie z.B. Kreativitätsworkshops, ergab die oben zitierte Studie der Universität Marburg. Auch hier sehen die Autoren Verbesserungspotenzial. Denn um den schlummernden Ideenreichtum in den Köpfen der Mitarbeiter zu erschließen, müssen nicht nur die Rahmenbedingungen im Unternehmen stimmen. Es müssen meist auch kommunikative und kognitive Barrieren abgebaut werden, die in der Persönlichkeit und den gewohnten Denkstrategien der Mitarbeiter oder auch der Gruppendynamik im Team liegen können.

Dafür gibt es spezielle Techniken:

  • Intuitive Methoden wie Brainstorming oder Mindmapping fördern das assoziative Denken und können in kurzer Zeit viele Ideen liefern
  • Analytische Techniken dagegen erlauben es, systematisch ein Problem zu beschreiben und diskursiv nach Lösungen zu suchen (z.B. Relevanzbaumanalyse

Entsprechende Trainingsangebote für Mitarbeiter können viel dazu beitragen, dass Unternehmen erfolgreich den Weg von einem passiven Ideensammeln und -verwalten zu einem aktiven, gezielten Ideenmanagement gehen.

Mein Tipp

Auch Berlitz bietet für Unternehmen ein Seminar an, in dem die Teilnehmer analytische und induktive Kreativitätstechniken erlernen können, um etablierte Denkmuster zu durchbrechen, Probleme zu präzisieren, neue Ideen zu finden, Lösungsansätze zu systematisieren und geeignete Ideen auszuwählen.

Zum Seminar

Viele Grüße,
Marion Eber (Head of Sales)

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